Factura electrónica: ¿Qué es y cómo puedo emitir facturas?
Factura electrónica: ¿Qué es y cómo puedo emitir facturas?
¿Ya obtuviste un préstamo para emprendedores y quieres saber en qué consisten las facturas electrónicas? Los procesos de facturación digitalizados prometen un incremento en el ahorro de costos en comparación con los procesos de facturación en papel.
Pero, ¿qué es una factura electrónica, cuáles son sus beneficios y cómo se emiten? En el siguiente artículo, responderemos a todas tus preguntas en torno a la facturación electrónica. De este modo, podrás determinar si le conviene al crecimiento de tu empresa.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se emite, entrega y recibe electrónicamente, utilizando formatos de documento específicos. Las facturas electrónicas son digitales durante todo el ciclo de vida del documento, desde su emisión hasta su almacenamiento.
Las soluciones de facturación electrónica pueden ayudar a sustituir las tareas manuales por reglas y acciones empresariales automatizadas para aumentar la eficiencia, minimizar la gestión de errores y ayudar a las empresas a cumplir la legislación sobre facturación electrónica.
Tipos de facturas
No todas las facturas son facturas electrónicas, ya que para emitirlas se debe utilizar formatos específicos. Por ello, ahora veremos un rápido resumen de los tipos de factura más comunes.
1. Factura tradicional
Las facturas en papel o tradicionales suelen crearse digitalmente y luego imprimirse y enviarse por correo a la contraparte. Este tipo de factura tarda en llegar al destinatario y no hay seguimiento de la entrega.
2. Factura en PDF y otros archivos en imagen
Las facturas que se envían por correo en formato PDF o Word son un primer paso para abandonar el flujo de facturas en papel. Sin embargo, no son facturas electrónicas porque los datos deben introducirse manualmente o mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Además, este tipo de facturas suelen imprimirse para su cotejo y almacenamiento.
3. Factura electrónica
Una factura electrónica se emite, transmite, recibe y procesa electrónicamente. La facturación electrónica es una solución integrada que permite un flujo automatizado desde el sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) de una empresa a otra.
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¿Cómo emitir una factura electrónica?
La plataforma de Sunat te permite emitir un número ilimitado de facturas electrónicas, sin costo alguno. Para emitir una factura electrónica, los contribuyentes deben ingresar al Portal de la SUNAT. Dentro del portal, hay varias opciones para elegir, y en este caso, se debe hacer clic en la opción “Operaciones en línea” y luego “Trámites y Consultas”.
Al ingresar, te pedirán que ingreses a tu portal, con tu CLAVE SOL. Aquí debes elegir la opción “Ingresar por RUC” y llenar correctamente todos tus datos. Luego, debes dirigirte a “Comprobantes de pago” y seleccionar “Factura Electrónica”
Una vez que estés allí, el sistema te solicitará los datos del destinatario (DNI, RUC o CED). Cuando coloques el número de documento de identidad, el sistema reconocerá automáticamente los nombres y se colocarán en el documento. Si no tienes los datos del destinatario, puedes elegir “Sin documento” e introducir un nombre.
Ahora debes elegir la fecha de emisión y la moneda. Puedes elegir hasta 2 días antes de la fecha actual para la emisión del documento. El siguiente paso es llenar los datos de los artículos que vendes.
Después de completar todos los datos, verás un resumen con los detalles del IGV y los descuentos. Podrás ingresar a la vista previa, antes de emitir la boleta. Finalmente, aparecerá el documento, como si se tratara de una factura impresa, con los datos del emisor y del receptor, así como el detalle de los productos y los impuestos. Para terminar, solo tienes que pulsar el botón “Emitir factura”.
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Beneficios de la factura electrónica
Como mencionamos, la facturación electrónica está ganando cada vez más terreno en el mundo empresarial. Pero, ¿cuáles son las ventajas de la factura electrónica? A continuación, te las detallamos:
- Reduce el consumo de papel.
- Operaciones sin contacto.
- Mejor flujo de caja.
- No genera costos adicionales para la empresa.
- El proceso es rápido e intuitivo.
- Entrega y procesamiento en tiempo real.
- Datos de alta calidad.
La facturación electrónica ofrece una visión general y una perspectiva para reducir costos y aumentar los márgenes de beneficio que no es posible con la facturación tradicional. Por otro lado, sí es necesario la conexión a internet, aunque también puedes realizar este proceso a través de tu teléfono sin ningún problema.
Ahora sabes cómo emitir una factura electrónica y sus diversos beneficios que contribuyen al cuidado del medio ambiente, así como a reducir los costos de tu empresa. ¡Esperamos que esta información te haya parecido interesante!
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