¿Qué es un recibo electrónico y cómo ayuda a los pequeños negocios?
¿Qué es un recibo electrónico y cómo ayuda a los pequeños negocios?
¿Acabas de obtener un préstamo para emprendedores y quieres empezar con tu nuevo negocio? Entonces, es probable que hayas oído hablar de los recibos. Tradicionalmente, la contabilidad significaba llevar un registro de los recibos en papel durante años. Esto se traducía en tener impresos todos los gastos de la empresa.
No es de extrañar que, antes del internet, la mayoría de los contadores se ahogaran en montones de recibos. Ahora tenemos la versión electrónica: los recibos electrónicos. Estos han hecho la vida mucho más fácil, y no solo para el departamento financiero, ya que pueden abrir la puerta a un nuevo nivel de marketing y compromiso personalizados con el cliente. A continuación, te explicamos qué es un recibo electrónico y cómo puede ayudar a tu negocio.
¿Qué es un recibo electrónico?
Un recibo electrónico es un comprobante de compra que se envía digitalmente al cliente. El destinatario puede utilizar este documento como un recibo en papel en cambios, devoluciones o litigios con el remitente. Los recibos electrónicos también se pueden utilizar para actividades como solicitar deducciones en los impuestos.
En general, es posible imprimirlos si se necesita una copia en papel. El recibo electrónico incluye un código de identificación único para referenciar el pedido, junto con una descripción detallada. Por tanto, se puede notar la información de contacto del remitente y el destinatario, el método de pago y cualquier otro detalle relevante.
Este documento también puede llevar una firma electrónica y puede incluir información sobre cómo realizar devoluciones y cambios. Actualmente, muchos países están adoptando estos comprobantes electrónicos como prueba legal de compra y admisibles a efectos fiscales. Estos son una innovación fantástica que ahorra todo el papeleo que hay que guardar.
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¿Cómo funcionan los recibos electrónicos?
Los recibos electrónicos suelen ser automáticos si dispones de un software de contabilidad, Algunos programas interactúan con los recibos electrónicos e integran los datos de los recibos en los registros contables del cliente. El programa puede introducir la información del usuario, clasificar el tipo de compra y ajustar el nuevo saldo automáticamente.
Los compradores también pueden corregir la información si es errónea. Por ejemplo, el programa puede clasificar una compra de forma incorrecta o descargar un recibo electrónico que posteriormente se modifica y registra un importe incorrecto.
Todo lo que tienes que hacer es enviar una factura a tu cliente y dejar que pague utilizando los procesadores de pago online. Una vez que haya pagado, recibirá un recibo electrónico automático por su compra. ¡Así de fácil!
Lo mismo ocurre contigo cuando realizas una compra para tu negocio. Lo más probable es que recibas un recibo digital en tu dirección de correo electrónico. Si no tienes un sistema automático de facturas y recibos digitales, puedes crear el tuyo. El recibo electrónico debe incluir:
- Nombre del producto o servicio
- Cantidad de cada producto o servicio
- Precio de venta de cada producto o servicio
- Precio total de venta (sin impuestos)
- Tipo de gravamen o el importe del impuesto
- Precio total con impuestos
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Beneficios de utilizar recibos electrónicos
Hay dos razones principales para utilizar un recibo electrónico: ahorrar papel y ahorrar tiempo. Como cliente, es fácil de archivar y encontrar si necesitas un recibo por motivos fiscales o comerciales, quieres devolver un artículo o reclamar una garantía. Como empresario, esta es una forma estupenda de crear una lista de clientes, generar datos sobre ellos y realizar ventas cruzadas con incentivos personalizados.
Estas son las ventajas de los recibos electrónicos:
- No requieren almacenamiento físico: Si eres capaz de mantener un sistema de archivo físico para los recibos, ¡eres mejor persona que muchos de nosotros! Archivar tus recibos electrónicos ahorra espacio de almacenamiento y puede ser más fácil de organizar.
- Son ecológicos: Siempre habrá cosas para las que necesitemos papel en la empresa. Los recibos ya no son una de ellas. Estos ayudan a salvar el planeta en un minuto.
- Puedes recopilar direcciones de correo electrónico: Si tienes una tienda física, los recibos electrónicos te ofrecen una ventaja adicional. Para enviar un recibo digital, necesitas la dirección de correo del cliente. Si él da su consentimiento, puedes utilizar esa dirección para dirigirte directamente a este usuario.
¡Ahora ya sabes qué son los comprobantes electrónicos! Como ves, cuando se emplea esta nueva invención, puedes liberarte de esos molestos recibos en papel y utilizar un sistema de contabilidad que los digitalice por ti. ¡Esperamos que esta información te haya sido de ayuda!
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